デスクに溜まる名刺…。仕事効率に役立つ正しい名刺管理とは?

仕事をする上で名刺は必須アイテム。名刺が溜まってしまうのは仕方がないことですが、きちんと管理できていますか? デスクの上に散らかっていませんか?

仕事を効率良くこなす為の、正しい名刺管理についてご紹介したいと思います。

名刺管理のコツ

日々溜まっていく名刺。異動シーズンならなおさらです。
名刺の管理のコツは「見やすく、探しやすい」「管理に手間がかからない」ことがポイント。

見やすくて探しやすいのは当たり前ですが、名刺管理に手間が取られるようだと管理しなくなってしまうので本末転倒です。基本的に名刺は名刺ホルダーで管理しますが、枚数が多い場合は「重要」「そう重要でない」など優先順位を付けてホルダーを分けると見やすくなります。

捨てることも大切

異動などで「もう不要だろう」と思う名刺。
捨てるのも悪いかな、と思ってそのままにしていませんか? 組織改編などで同じ人から違う肩書の名刺をもらう、なんてこともありますので、半年に一度や年に一度など定期的に名刺の整理をしましょう。
名刺は仕事に生かしてこそのデータですから、どのデータが生きているのか整理するのも大切です。また使うかもしれないと思うものに関してはコピーや写真などでデータを残しておくようにしましょう。

アプリを利用する

名刺管理の強い味方、スマートフォン用の名刺管理アプリを使うのもおすすめ。
無料で使えるものもあり、データをクラウド管理してグループで共有したり、スマホだけでなくパソコンからも管理、閲覧することができます。
アプリによっては人力で入力するのでデータになるのに時間がかかったり、スピードはあっても精度が落ちるなどの違いがあるので、使いやすいものを選びましょう。

デジタルホルダーを使う

スマホを持っていない方や、スマホのアプリではスマホで電話しながら名刺が探せない、無料のクラウドサービスならいつ終了してもおかしくない、セキュリティが不安だという方には名刺専用のデジタルホルダーを使うという手も。

もらった名刺は専用のカメラで撮影、データは本体だけでなくパソコンでも管理が可能。とにかく枚数が多く、安全にデジタル管理したい方におすすめです。

いかがでしたか? 名刺は活用しなくては意味がありません。そのためには適切な管理が必要です。面倒だと管理が長続きしないので、自分に合った管理方法を見つけてくださいね。

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この記事のライター
浅田ちひろ
浅田ちひろ
3年一般企業で務めたあと、フリーライターに転身しました! トレンドを中心にいろんな情報を発信していくので、よろしくお願いします♡ 出身:千葉 好きなもの:ネコ 苦手なもの:コーヒー
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