会社の宴会で「幹事」を任された時にやること!チェックリスト8つ&メリットまとめ

「会社の宴会で幹事を任された……。一体何をすればいいの…?」そんな不安から憂鬱になる人もいることでしょう。
そこで今回は、同僚たちに頼られる幹事さんがやることのチェックリストをまとめてみました。これを読んで幹事の役割をきちんと理解し、上司や先輩にも一目置かれる存在になりましょう!

幹事がやること①|日程を決める

image1

宴会の企画が決まった時点で、宴会をやることを周知させます。
このとき、具体的な日程まで決めずに「今月、来月」などのざっくりした情報でOK。もう少し絞るなら「○月の第○週の週末」としておき、あまり限定しない告知にしておくと集まりやすくなります。

会社の流れにもよりますが、上司のスケジュールに合わせるのが一般的。最初の段階で「○月」と告知しているので、その中で2~3日候補を挙げてもらうといいですね。

幹事がやること②|予算を決める

image2

日程を決めたら、次は予算を組みましょう。
出欠確認してから予算を出すと、せっかく人が集まっても「参加費が高いから行かない」と言われてしまう可能性も少なからず出てきてしまいます。
ある程度の日程と予算は同時に提案してから出欠確認をする流れにしましょう。
一般的には3,000~4,000円程度が目安ですが、一人当たりの予算は先輩に聞いておくとスムーズです。

幹事がやること③|出欠確認をする

image3

出欠確認は、「上司→先輩→同僚」の流れで調整してまとめるようにします。
あまり時間がない場合は、「日程調整ツール」を使うのも便利です。会員登録しなければいけないものもありますが、フリーで使えるものまであります。みんなで共用しているツールで応用できそうなものがあれば工夫してみましょう。
既に導入されている場合もあるので、一度先輩に聞いてうまく利用しましょう。

幹事がやること④|お店を決める

image4

一番困るのがお店選びだと思います。
個室にするか、飲み放題が良いのかなど、これまでの傾向などを先輩幹事に聞いておくのも大事。
それでも決めかねる場合は、出欠確認をすると同時に、アンケート調査を実施するというのも一つの手です。
例えば、「いつも宴会で行くお店」or「会社の近くにできた新しいお店」などの二択でもOK。「自分たちで場所を決めた」という心理も働くので、お店選びに対して文句が出るのも防げます。

幹事がやること⑤|座席表を決める

image5

一番困るのが座席表だと思います。
そこまで形式ばっていない場合でも、上座に上司、下座に幹事がいるのが鉄則です。主任以下の先輩たちは年齢や社歴などで奥から席を確定していき、会社で序列がある場合は細かく気をつけたいところです。

気をつけたいのは派閥と女性社員の存在です。
「あの二人は仲が悪いから…」と噂になっている二人を隣席にしないように席を遠ざける配慮が必要です。また、女性をホステスのように男性社員の中に散りばめてはいけません。会社の飲み会は合コンではないので不自然な座席決めにならないように気を付けて。

幹事がやること⑥|事前集金をしておく

image6

宴会当日は、参加者から会費の集金を済ませておきましょう。あまり前から預かっていると、あまりの大金が集まって不安になるので、当日に回収するのがベター。
酔いが回っている頃に集金がはじまるとグダグダになって気分も盛り下がるうえ、お金を集めるのに時間がかかってなかなかスムーズにお店を出ることができません。
時間に余裕があるうちに集金をしてまとめておきましょう。

もし会計時に足が出てしまった場合は、会計報告の際に詳細をまとめて後日徴収できるようにレシートを確保しておきます。
事後集金の場合は、事前に準備しておいた座席表をチェックしながら回ると便利です。

幹事がやること⑦|司会進行&乾杯の挨拶をお願いする

image7

挨拶や乾杯の流れは会社としてある程度のテンプレートがあるかもしれないので、先輩幹事に聞いておきましょう。乾杯のあいさつを上司にお願いするときは、予め伝えておくようにします。

幹事が開宴の挨拶をした後、最初の挨拶を“役職が一番高い人”、乾杯の音頭は“三番目に高い人”、そして締めの挨拶を“二番目に高い人”にお願いするのが一般的です。

幹事がやること⑧|宴会を盛り上げる!

image8

幹事をしていて、上司から会費とは別に「お志(寸志)」をいただくことがあります。
乾杯の音頭が終わったら、参加者に報告することも忘れてはいけません。複数人から頂いた場合は、役職の高い人から紹介します。間違っても頂いた金額は言ってはいけませんよ!

主役がいる宴会なら、とにかく主役を盛り上げることに徹しましょう。
定番ではありますが、景品付きのビンゴ大会は盛り上がります。ちょっとしたゲームやカラオケで盛り上げるのもアリです。写真をたくさんとったり、サプライズを企画するのもいいですね。

締めの挨拶と退店時にやること

image9

締めの挨拶はタイミングが重要!
早過ぎても遅すぎてもグダグダになってしまうので、宴会終了前15分前を目安に動き出しましょう。
ここで注意したいのが、一本締めで終わるようにしっかり挨拶をしても、意外とみんなすぐに動き出さないということです。
なんとなく残った飲み物を飲んだり、まだ食べ物をつついていたり…。最後の余韻を楽しむ時間を少し残すためにも、早めに挨拶をしてしまうことでお店に迷惑をかけてしまうのを防ぎます。
お店を出るときは、幹事全員で忘れ物がないか見渡しチェックをしておきましょう。

会社の宴会で「幹事」を引き受けるメリット

image10

宴会の幹事を上手くこなせる人は、仕事もできる人が多いのもまた事実。
上司への配慮、周囲への気配り、全体を客観視して分析、スケジュール&タスク管理などなど、それらを短時間で、そしてできる限り正確にこなす必要があります。

しかし、宴会の幹事がやること、役割は「仕事」でも同じことが言えます。
顧客目線はもちろん、社内調整のための社内への配慮や気配りを持ち、偏らない判断が必要ですよね。幹事で培った行動できる能力は仕事にも直結するというメリットがあります。

幹事という役割は、周りの誰もが引き受けたがらない「イヤな役割」だからこそ、自分の価値を何倍にも引き上げてくれるのです。

忘年会や新年会など会社行事は一年を通してたくさんあります。宴会で幹事を任されれば、事前の確認・準備・各種手配、そして当日もやることが多く確かに面倒……。しかし面倒な役割だからこそ宴会の幹事はメリットも得られます。
先輩社員に「幹事」の助言をもらいつつ、やることリストも確認して頑張って務め上げてください!

仕事・ビジネス #幹事 #役割 #やること #宴会 #チェックリスト #メリット

この記事のライター
木下京子
木下京子
旅行が大の趣味。子持ちの母です。 これからもたくさんの国を訪問したいです^^
関連記事

デートの誘いを断られた…「その後にやることって?」「次の誘い方は?」「何回アウトで脈なし?」

藤本 由佳

社会人が「母の日」にモノのプレゼント以外でやること、やってはいけないこと

華見 月

【主役&参加者からも高評価!】送別会幹事の上手な仕切り方

安井カナ

実はメリットもたくさん!合コンで幹事を任されたあなたがやるべき役割7つ

木下京子

妻が初めての妊娠!男がパパになるまでの役割10ステップ

富 容華

【合コン】「誘われる男」と「誘われない男」の特徴って?

高井ななみ

夏到来!たくましい姿に思わずウットリ!?男性にリードしてほしいBBQの役割とは

アリス