誰にでも真似できる! 仕事が早い人に共通する特徴4つ

どんな職場にも、なぜか特別仕事が早い人っていますよね?
自分より打ち合わせやアポイントの数も多く、さほど出社時間が変わらないのに、なぜかいつも定時できっちり帰れてしまう。そんな人、社内に1人や2人ぐらいはいるものです。
これまでの経験値やスキルの違いはあっても、どうしてもこんなにも差が生まれてしまうのでしょうか?
今回は、誰にでも真似できる、仕事が早い人に共通する特徴についてご紹介したいと思います。

締切から逆算して予定を組み立てる

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まず仕事が早い人は、基本的に締切より前に仕事を終わらせていることがほとんど。
なぜそんなことができるのかと言えば、締切日より逆算して予定を組んでいるからです。

たとえば、プレゼン資料の作成締切日が30日後とした場合、やみくもに作業に取り掛かるのではなく、まず資料作成に費やせる営業日数を計算し、必要な作業工程(構成案作成や最終チェックなど)を洗い出し、各スケジュール(営業日)に作業工程を割り振っていくことからスタート。
その後は、各スケジュール通りに進行すれば完了。
スケジュール組みをする分、出だしのスタート時こそ遅くなりますが、事前に「いつに」「何をするか」を決めている分、最終的に焦りやミスもなく完璧な状態で仕上げることができます。

また、締切日=作業完了日という勘違いを起こす心配も軽減できますので、修正等に余力を残した状態で仕上げられる点もポイントです。

仕事で依頼された案件については、何事においても逆算して予定を組むことを意識してみましょう。

作業時間に優先順位も加味してスケジュールを組む

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また仕事が早い人というのは、自分が抱えている案件すべてに優先順位をつけ、その作業(案件の内容)がどのぐらいの時間を要するのかを事前に予測した上で行動に移す傾向があります。

つまり、誰かに仕事を依頼された際、単純に作業工数だけで進行予定を決めるのではなく、作業工数に優先順位もかけ合わせた上でスケジュールを組むのです。
たとえば、作業自体はすぐに済む仕事でも、優先度が低ければ後回しにさせてもらうよう働きかけ、ある程度時間の要する作業でも、緊急の案件にたいしては、人に邪魔されにくい早朝の時間を確保し、優先的に終わらせるよう取り組みます。

一見、目の前の作業をこなしていった方が早いように思いますが、優先順位を怠ってスケジュール組みを行うと、のちのち仕事が詰まり出し、結果的にパツパツで手が回らない状態を引き起こしてしまうのです。

仕事が早い人になりたければ、まずその時の気分やテンション、依頼人の立場(上司や部下など)、感情などを除外した上で、作業時間と優先順位をもってスケジュール組みすると良いでしょう。

仕事の業務内容を分割し、他人に任せる

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さらに仕事が早い人というのは、基本的に自分しかできない仕事だけに集中してスケジュールを組むことが上手。

その秘訣としては、なるべく仕事の内容を分割し「自分にしかできない仕事」と「人に任せても大丈夫な仕事」に分割しているからです。
アピールをしたいからと、何でもかんでも仕事を引き受け、自分の手元でこなす人は仕事が遅い人の典型パターン。

仕事が早い人は、人に任せられる仕事はどんどん他人に割り当て、自分にできることだけに特化して取り組んでいるからこそ、スケジュールもパツパツに詰まることなく、余裕をもってスムーズに進行できるのです。
そして結果的に仕事の仕上がりも完璧で、周りからの信頼も高まり、グッドサイクルが築けるのです。

まさにこの部下や同僚(時には上司も)を上手に使える人というのは、仕事の早い人に共通する特徴といえるでしょう。

整理整頓を心掛け、探す手間など無駄な時間を省く

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そして最後に、仕事が早い人は常に身のまわりの整理整頓ができた状態を保っているため、探し物などに無駄な時間を取られることがありません。

たとえば、会議資料にしても、会議が終わった瞬間に日付入りのファイルに挟むことを癖付けているため、「あのファイルどこにやったかな…」などと、いちいち探す手間に貴重な時間を使うことは絶対にしません。

またパソコンのフォルダ分けもきちんと管理しているため、資料やデータを取り出す手間も事前に軽減させられるよう、常に整理整頓を心掛けているのです。

反対に、整理整頓の時間こそが無駄…などと考える人は仕事が遅い人に共通する決定的な特徴と言えるでしょう。
まさに急がばまわれ。仕事が早くなりたいのであれば、面倒臭がらずに整理整頓・管理を徹底していきましょう。

今回ご紹介した内容は、誰でもすぐに真似できること。
仕事が早い人になりたいのであれば、まずは“今出来ていないこと”を洗い出し、きちんと認識した上で、改善を図っていきましょう。

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この記事のライター
きたの奈々
きたの奈々
人として、誠実に生きることに価値を見出しています。成果につながらなくても、努力することが大切。 たくさんの人に読んでもらえたら嬉しいです!
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