社会人として最低限身につけておきたい「社外ミーティング」のマナー4つ

仕事における「会議」や「ミーティング」は、今後のプロジェクトの方針を話し合ったり、会社間での取り決めや意思疎通を確認するための重要な場。
それも普段より使い慣れている自社のオフィス内から社外ミーティングとして場所を移せば、より緊張は増すものです。

今回は、社会人であれば最低限身につけたい、社外ミーティングを実施するときのマナー4つをご紹介します。既存のお取引先様や、新規営業で外の会社へ訪問する際は、ここに気をつけましょう。

その①|社外に出れば、自社の代表(会社の顔)であると自覚する

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社内の立場(ポジション)はどうであれ、一歩社外へと出てしまえば、あなた自身も“会社の顔”として扱われます。
つまり、取引先や訪問先のお客様は、会社の顔であるあなたをみて、その会社に対する良し悪し・評価を下すのです。
そして当然、ビジネスマナーが身につていない言動をみれば、社員教育ができていない会社という烙印を押され、会社のマイナスイメージに繋がりかねません。

社外ミーティングに伺うときは、いくら社内では下っ端の人間でも、会社の代表としてその場にいることを重々肝に銘じましょう。

また社外ミーティングは、必ずしも相手先のオフィス内で開かれるとは限りません。
カフェなどで打ち合わせを行う際も、十分社外ミーティングに該当しますので、ラフな場所だからと、ついマナーや身だしなみが疎かにならないよう気をつけましょう。

その②|ミーティングする相手の情報を徹底的に知る

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社内の人間を相手にミーティングを行うのであれば、すでに頭の中にインプットされている情報の質・量ともに類似していることも多く、何より普段から身近な存在として一緒に仕事をする同僚でもありますので、相手のことを知らないために支障をきたすことは少ないかもしれません。

ですが、初対面の状況に近しい相手と社外ミーティングを実施するときは、訪問先の会社が発信している情報(会社の規模や事業内容、分かれば業績など)を事前にキャッチしておくことは必要不可欠です。

まさに、この事前の情報収集能力こそが、社外ミーティング成功の鍵。
ミーティング前に、相手の情報をどこまで知り得たかで、打ち合わせの場での時間配分から交渉の成否・相手からの信頼獲得までと、結果の優劣もガラリと変わります。

社外ミーティング前には、「これでもか!」と言われるほど、徹底して相手の情報を探りましょう。

その③|社外向けの資料には、プリント済みの裏紙を使用しない

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最近では紙を節約するためか、一度プリント済みの用紙を再利用する機会も増えてきました。

しかし、いくら節約目的とはいえ、社外ミーティングで使う資料に裏紙の使用は絶対NG。ビジネスマナー的にも、対社外向けに提出する資料に関しては、新しい用紙を使って印刷するのが一般常識です。

また資料は出来るだけ見やすく作成し、紙をめくりやすいようホチキスの留め方を工夫しましょう。対社内向けの資料とは違い、社外ミーティングで使う資料には、相手方に対する配慮・心遣いを示す必要があります。

その④|座る位置・席順を正しく理解する

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社外ミーティングで席に座る際は、どの場所に座ってもいいというわけではありません。
また自分が座る席は、出席者によっても変わりますので、自分の役職や立場にふさわしい場所を理解しておく必要があります。

基本的には「入口に近い方が下座の席、議長席に近い方が上座の席」となり、職場で役職や立場が上の人から順に上座の席に座ります。

■上役の人ほど上座に座る。
■上座は部屋の入口からより遠い方に座る。
■議長席を中心に座る。

自分のポジションにおうじて、すでに座る席が決まっていることになります。知らずに恥をかかないよう十分に理解しておきましょう。

知っているようで、意外と抜け漏れの多いビジネスマナー。
会社の顔として訪問する社外ミーティングの場では、特に気をつける必要があります。
これらは社会人として身につけるべき最低限のマナーですので、振り返りの意味も含めて、きちんと正しい理解に努めましょう。

仕事・ビジネス #社外 #会議 #ミーティング #マナー

この記事のライター
猫女
猫女
駆け出しのライターです。 幅広くいろんな記事を書きながら、なるほどと思わされることが たくさんある毎日を送っています。
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