【主役&参加者からも高評価!】送別会幹事の上手な仕切り方

送別会の主役は送られる人、そして参加者も主役の関係者であるため、いつもと同じ「ただの宴会」と侮ってはいけません。「送別会の幹事を任されたけど、どうやって仕切ればいいの?」そんな悩みや不安を抱える人もいることでしょう。
そこで今回は、送別会の事前準備から当日の仕切り方まで、各段取り毎にポイントをまとめてみました。管理職をはじめ目上の方も参加することの多い送別会では、仕切り上手な人は間違いなく社内でも高評価につながります。

【事前準備】送別会の「参加人数・日程決め」

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送別会の参加人数の確認、日程の連絡など基本業務は抜かりなく。とくに人の動きに左右されやすい管理職や外部のクライアント都合でスケジュールが変わりやすい営業職の社員には、事前に候補日を提示すると参加してもらいやすくなります。

その上で日程を調整し決定させるとスムーズですね。不明な点があれば上司に聞くなど積極的に行動しましょう。

【参加人数・日程決めのポイント】
(1)参加者の確認
(2)参加者に候補日を提示した上で日程調整
(3)確定した日程を連絡(日程だけは早めに伝える)
(4)当乾杯の挨拶・プレゼントを渡す人も事前に決めておく

【事前準備】送別会の「お店選び」

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送別会のお店を予約する際は下見が重要。広めの個室で、主役の席は社員と話しやすく席全体を見渡せる位置が◎。お店選びは、主役の好みに合わせて専門性の高いお店をセレクトすると高評価。「八海山が好きでしたよね」と細かな嗜好を把握していると、気が利くなと好印象を持たれます。

さらに特別感のある料理があるとワンランクアップ。デザートにメッセージを添えるなど一工夫すると喜んでもらえますね。

【お店予約時のポイント】
(1)お店の下見
(2)ジャンルは主役の好みに合わせて
(3)料理に特別感があるとさらに良し

【事前準備】送別会の「会費・お会計」

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会費集めは前日までに済ませておくのが理想。事前に社内で集金しておきましょう。送別会当日のお会計は、終了30分前までに行うとスムーズです。また予算がオーバーしてしまいそうな時は、事前に上司へ一言相談しておき、会社のカードを使うなど、当日に会計まわりでバタバタすることのないよう気をつけましょう。

【会費・お会計のポイント】
(1)会費は事前集金
(2)当日のお会計は早めに
(3)予算オーバー時の対応を検討

【事前準備】送別会の「プレゼント準備・作成」

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送別会の主役に渡すプレゼントは、よくある『寄せ書き』はお勧めしません。全員が書き終わるまでに時間がかかるため嫌がる社員も多いのです。

メッセージ込みのプレゼントをする場合は、小さなメッセージカードに書いてもらい、フォトブック等にまとめると迅速且つ丁寧です。幹事らしい手作り感があると「ぬくもりがあっていい」「幹事の優しさが伝わってくる」と評価もアップ。花束や写真を添えるとさらに好印象。また送別会当日には、お世話になった外部の方をサプライズゲストとして招待しても◎。

【プレゼント作成のポイント】
(1)社員の手間が少ないプレゼントを考案
(2)見た目にボリューム感を出す

【送別会当日】送別会の「席順・座席の決め方」

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主役はこの場を借りて、お世話になった人に感謝の気持ちを伝えたいですよね。主役である送別される人の人間関係は事前にチェックしておきましょう。呼ぶ人・呼ばない人を決めて席順を手配することも送別会の幹事には重要な役割なのです。

また送別会当日は、スムーズな誘導を行うために該当社員には2、3分早めに席へ着いてもらい、主役は最後に通すと自然な形で席位置を考慮できますよ。

【席順と座席案内のポイント】
(1)主役周辺の席順は事前に考慮
(2)主役以外の人にも事前に席順を連絡する
(3)席順が決まっている社員は当日早めに案内する

【送別会当日】お酒・料理の追加オーダー

送別会が始まったら主役とその周りの社員への、お酒や料理の追加は常にフォローが必要。「お酒ないよー」「オーダーいい?」と言われる前に、次は何にしますか?と一声かけるのが基本。同じお酒を飲んでいる上司には、何も聞かずにサッと追加するのもマナーのひとつです。

【お酒・料理オーダーのポイント】
(1)早めの追加オーダー
(2)主役周辺のお酒・料理は念入りにチェック&フォロー

【送別会当日】席順の決め方が当日の盛り上げにも影響する

送別会を含め飲みの席では、稀に楽しめない人もいますよね。お酒は無理...大勢で飲むのが苦手...と個人差がありますが、一体感が欠けてしまうのは困りもの。

盛り上がっていない社員に「社内が寂しくなりますね」と話題を振るなどして工夫を。よく話す・盛り上げ上手な社員の協力を得て、事前に席順のバランスを考慮しておくと送別会当日も一体感が出しやすいですよ。

【全体盛り上げポイント】
(1)盛り上げ役の社員に協力を依頼
(2)受け身の社員には率先して声がけをする
(3)事前に席順のバランスを工夫する

【送別会当日】プレゼントを渡す「タイミング・渡し方」

プレゼント贈呈は参加者の盛り上がりが一番ピークにある、終了30~40分前くらいに行うのがベスト。料理を終わりに近づけておくと閉めもスムーズです。

直属の上司や親しい社員に依頼し、挨拶と贈呈を行いましょう。事前にプレゼント贈呈の所要時間を連絡しておくと◎。送別会中のタイムキーパーも幹事の重要な役割なのです。

【プレゼント贈呈のポイント】
(1)贈呈は宴の終盤に行う
(2)挨拶・贈呈担当者には事前に連絡する
(3)進行時間の管理は徹底して行う

【送別会当日】2次会の「予約・移動」

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事前に2次会の参加人数や場所を抑えておくのは基本ですが、送別会当日に人数が前後してしまった際に融通を利かせるのも幹事の役目。大きめの個室やカラオケ店を予約しておくことをおすすめします。

また帰宅する社員への配慮も忘れずに。「2次会はまだ酔ってない人だけですよ~」なんて冗談交じりに声がけすると、体調が悪くなってしまった人も帰りやすいですね。

【2次会の予約・移動のポイント】
(1)人数変更に影響が少ない会場の予約
(2)2次会を欠席する社員への配慮

送別会の幹事は、事前準備はもちろん細かな気遣いも重要。普通の宴会では見過ごすようなことにも気を配れるとレベルの高い仕切り方になります。送別される主役の気持ちやお酒・飲み会が苦手な人のことも考慮した仕切りができると、参加者全員が楽しめる送別会で高評価です!

仕事・ビジネス #送別会 #宴会 #幹事 #仕切り方

この記事のライター
安井カナ
安井カナ
仕事が大好き33歳です。広告会社で働いていましたが、今はフリーライターとして活動中です。ここでしか出逢えない面白いコトを発信していきたいと思っています。
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