元秘書が教える!接待・会食場所の手配で絶対にやってはいけないこと

取引先との接待・会食は営業マンにはつきものですよね。
ですが、今まで行ってきていた「おもてなし」は、もしかすると取引先に対して失礼にあたっているかもしれません。
今回は、接待・会食場所の手配で絶対にやってはいけないことをご紹介したいと思います。

接待・会食場所の手配に必要なこと①:個室になっているか

接待・会食場所を選ぶ一番のポイントは「個室になっているか」です。

会社の情報を話すので、周りの人に聞かれてしまうのはよくありませんよね。
個室は会社情報の保護だけではなく、落ち着ける環境であるところもポイントです。
商談や冷静な判断を要する場面に最適といわれています。
手配する際は、お店側に個室の有無を確認するようにしましょう。

接待・会食場所の手配に必要なこと②:アクセスの良い場所である

接待される側の立場になって考えた、アクセスのよい接待・会食場所を選ぶようにしましょう。
素敵な接待・会食場所であっても、相手にとって行きづらい場所だと、接待された方の満足度は半減してしまうといわれています。

取引先の最寄り駅に近い場所で設定すると喜ばれることが多いですよ。
「おもてなし」の気持ちをもって手配をしましょう。

接待・会食場所の手配に必要なこと③:当日のアクセス方法を確認しておく

取引先や仕事相手など、「接待される側」が、当日はどのようにして接待・会食場所まで来るかを把握しておくようにしましょう。

電車や徒歩の場合は問題ありませんが、車で来る場合は駐車スペースの確保を視野に入れて接待・会食場所を手配する必要があります。
当日もたついてしまってはせっかくの接待が台無しです。
事前に確認しておくことをおすすめします。

接待・会食場所の手配に必要なこと④:接待相手に合わせた席選び

接待される側がどのような席だとくつろぎやすいかを考えて席選びをするようにしましょう。

相手がご高齢であったりすると座敷のほうが落ち着いたり、逆に足が少し悪かったりすると掘りごたつタイプやテーブル席のほうが良かったりします。
「お好みはございますか?」と聞くのも良いですし、普段の様子から察して手配するのがスマートな方法です。

接待・会食場所の手配に必要なこと⑤:事前にメニューを把握しておく

接待・会食場所の料理メニューを前もって大まかに把握しておくことで、当日の流れがスムーズになります。

接待される側から料理の指定をしてくることは少ないため、接待する側が料理を決めることが多くなるからです。
「料理選びに悩んでしまいそうだな…」と、当日に不安を感じそうな場合は、事前にコース料理を手配しておくと良いでしょう。

やってはいけないこと①:カジュアルすぎる接待・会食場所を選ぶ

親しい間柄の取引先であっても、接待・会食場所を手配する際はカジュアルなお店になりすぎないように心がけましょう。

幅広い年齢層のお客さんの集まるお店だと騒がしいことが多いです。
接待される側の声が聞き取りにくかったりと、商談するような雰囲気とは違ってしまいますよね。
お店の口コミ・評判などを確認してミスマッチのないようにしましょう。

やってはいけないこと②:場所が分かりにくい接待・会食場所を選ぶ

素敵な接待・会食場所を手配しても、場所が分かりにくくアクセスしずらい場所だとマイナスの評価になってしまうことがあります。

もちろん素敵な接待・会食場所を手配することは大切なのですが、それよりも先にアクセス面を考えて手配するようにしましょう。
接待される側が「面倒だ」と思ってしまう接待・会食になってしまっては残念ですよね。

やっていはいけないこと③:駐車スペースが確保できない

接待される側が車で来ることが事前に分かっている場合は、必ず駐車スペースの確保のできる接待・会食場所を手配するようにしましょう。
駐車で時間を取らせるのは相手に対して失礼に当たってしまいます。

できればタクシーが止まりやすい場所も確認しておくと、よりスムーズな接待になります。
お店だけではなく、このような配慮もすると高評価です。
もし、お酒を飲んでしまったら運転代行サービスの手配もお忘れなく。

やってはいけないこと④:接待相手を考えない席選び

接待される側を考えない席の選び方はやってはいけません。
相手がご高齢であればあるほど配慮が必要になってくるポイントになります。

せっかく素敵な接待・会食場所とアクセス良いお店を手配しても、このようなポイントで相手をがっかりさせてしまってはもったいないですよね。
気遣いの気持ちを最後まで忘れずに手配するようにしましょう。

やっていはいけないこと⑤:「なににしますか?」はできるだけ避ける

料理の選択は接待する側が行うと、スムーズになります。
接待される側に「お料理何にしますか?」と聞くのはできるだけ避け、こちら側がリードするようにしましょう。

気の遣い合いになってしまい、せっかくの商談にも影響することが考えられます。
事前に、おすすめ料理や季節の料理を抑えておき、スマートな接待・会食を心がけましょう。

接待・会食場所で必要な気配りと、やってはいけないことをご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
皆さんの「おもてなし」はどれくらいできていそうですか?
接待される側が満足する接待・会食場所を心がけて、会社そしてあなた自身の評判をグッと上げていきましょう!

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この記事のライター
元松エミリ
元松エミリ
企業で秘書として働いておりました。現在はライターとして執筆活動中です。 キラキラしているものとおいしいものが大好きです♪ 皆様に読んでいただける記事を目指して頑張ります!
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